Datenschutz – MS Teams

Wir nutzen für die Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren den Dienst Microsoft Teams. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von:

• • Online-Meetings
  • Videokonferenzen
  • Webinaren
  • Projektabstimmungen

nachfolgend: Online-Meeting

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet:

• Teilnehmerdaten (Name, ggf. E-Mail-Adresse)
• Meeting-Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmer)
• Inhaltsdaten (Chat, Dateien, ggf. Bildschirmfreigaben)
• Audio- und Videodaten (bei aktivierter Kamera/Mikrofon)
• Technische Daten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen)

Die Bereitstellung von Audio und Video ist freiwillig; Sie können Kamera und Mikrofon jederzeit deaktivieren.

Eine Aufzeichnung von Online-Meetings erfolgt nur nach vorheriger Information und Einwilligung aller Teilnehmenden.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Microsoft Teams ist ein Dienst von:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (EU)
• ggf. Microsoft Corporation (USA)

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung des Meetings und ggf. die Nachbereitung erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.